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Last updated: 23 July 2026

This Privacy Policy explains how personal data is collected and used when you visit www.albufeiracoworking.com, submit a coworking booking request, communicate with us or subscribe to our newsletter.

1. Who is responsible for your personal data?

Albufeira Coworking is jointly operated by:

Ivo Vicente, sole trader
and
Rebecca Winterqvist, sole trader

Trading as Albufeira Coworking.

Business address:
Rua do Ténis 13
8200-171 Albufeira
Portugal

Email: hello@albufeiracoworking.com

Ivo Vicente and Rebecca Winterqvist jointly determine the purposes and means of processing personal data in connection with Albufeira Coworking and therefore act as joint data controllers.

You may contact us at the email address above regarding this Privacy Policy, the use of your personal data or the exercise of your data-protection rights.

2. What personal data do we collect?

Booking information

When you submit a coworking booking request, we collect the information entered into the booking form:

first name and last name;
email address;
telephone number, if you choose to provide it;
selected booking date or dates;
promotional code, where applicable;
booking status; and
correspondence relating to the booking.

Your name and email address are required to process a booking request. A telephone number is optional. Booking requests are reviewed and approved manually.

Booking information is stored in our WordPress database through Booking Calendar by wpdevelop and is also sent by email to hello@albufeiracoworking.com.

Newsletter information

When you subscribe to our newsletter, we collect:

first name and last name;
email address;
subscription date and status; and
information about email opens and link clicks.

Our newsletter is managed through Mailchimp.

Communications

When you contact us, we may process your name, contact details, the content of your message and our subsequent correspondence.

Website, cookie and security data

When you visit our website, technical information may be processed automatically. Depending on your choices and the services used, this may include:

IP address;
browser and device information;
operating system and language settings;
date and time of access;
pages visited and referring page;
interactions with the website;
cookie identifiers and cookie preferences; and
security, diagnostic and error logs.

3. Why do we use personal data, and on what legal basis?

Bookings and coworking services

We use booking information to receive and review requests, check availability, confirm or decline bookings, communicate with you, provide the booked service, manage changes or cancellations, and address questions or complaints.

The legal basis is taking steps at your request before entering into a contract and performing the contract once a booking is accepted. Consent is not the legal basis for information that is necessary to process and manage your booking.

Service communications

We may send emails directly connected to your booking, such as acknowledgements, confirmations, changes, reminders and practical information. These are service communications and not newsletter marketing.

We use newsletter information to send news, event updates, workshop information and other Albufeira Coworking communications. The legal basis is your consent.

Subscription is voluntary and is not required to make a booking or use our services.

Mailchimp measures email opens and link clicks so that we can understand engagement with our newsletters. You may withdraw your consent at any time by using the unsubscribe link included in each newsletter or by contacting us.

We do not add booking customers to the newsletter unless they have separately subscribed.

General enquiries

We use personal data to respond to enquiries and manage business communications. Depending on the enquiry, the legal basis is taking steps before entering into a contract, performing a contract or our legitimate interest in responding to enquiries and operating our business.

Website operation and security

We process necessary technical information to deliver and secure the website, prevent spam, fraud and misuse, maintain functionality, diagnose errors and remember cookie choices.

The legal basis is our legitimate interest in operating and securing our website or the need to provide a service expressly requested by the visitor.

Legal and administrative obligations

We may process information where necessary to comply with accounting, taxation or other legal obligations and to establish, exercise or defend legal claims.

4. Payments and invoicing

Bookings are made online, but payment takes place at the coworking space. We do not collect payment-card or bank-account details through the website booking form.

If an invoice is requested, we may process the information required to issue it and comply with Portuguese accounting and tax requirements.

5. Cookies, analytics and advertising technologies

We use Complianz | GDPR/CCPA Cookie Consent to manage cookie preferences.

When you first visit the website, you can accept or reject non-essential cookies and manage the available categories. You can later change or withdraw your choices through the cookie settings on the website.

Necessary technologies

Necessary technologies support functions such as website security, session management, forms, booking functionality, spam prevention and remembering cookie choices.

They are used where required to operate the website or provide a service requested by the visitor.

Analytics

We use Google Analytics through Site Kit by Google to understand how visitors use the website.

Google Consent Mode and the WP Consent API are used with Complianz to communicate visitors’ consent choices to Google services.

Analytics cookie storage is denied where the relevant consent has not been given. Depending on the Google Consent Mode configuration, Google tags may still send limited cookieless technical and consent-status signals to Google when consent is denied. These signals do not use analytics cookies on your device.

Marketing

We use Meta Pixel to measure advertising performance and understand actions taken after interaction with our advertising.

Meta Pixel is configured through Complianz to activate only after consent to the Marketing category.

We do not use Google Ads conversion tracking.

A current list of cookies and similar technologies, including their provider, purpose and duration, is available through the website’s cookie preference tool.

6. Who receives personal data?

We do not sell personal data.

Where necessary, personal data may be processed by:

Miss Hosting, for website and email hosting;
Google, for the Gmail interface used to access business email and for Google Analytics, Site Kit and related services;
Mailchimp, for newsletter subscriptions, delivery and engagement reporting;
Meta, when Meta Pixel is activated after marketing consent;
website security and technical-support services, including Wordfence;
accountants, legal advisers and other professional advisers where necessary; and
public authorities where disclosure is legally required.

Booking information stored through Booking Calendar is held within our WordPress website and hosting environment.

Access to booking information and the business email account is limited to Ivo Vicente and Rebecca Winterqvist.

Service providers may act as processors on our behalf or as independent controllers for some activities. Their own privacy terms may also apply.

7. International data transfers

Some providers, including Google, Mailchimp and Meta, may process personal data outside Portugal or the European Economic Area.

Where personal data is transferred outside the European Economic Area, the transfer must be protected by an appropriate legal mechanism.

Depending on the provider and destination, this may include an adequacy decision, the EU–US Data Privacy Framework, European Commission Standard Contractual Clauses or another legally recognised safeguard.

8. How long do we retain personal data?

Booking information: Completed, cancelled and declined booking requests are normally retained for up to 24 months after the booking date or, where no booking was completed, after the request was closed.
General enquiries and correspondence: Normally retained for up to 24 months after the matter has been resolved.
Newsletter information: Retained until you unsubscribe or withdraw your consent. Limited information may then be retained on a suppression list to ensure that further newsletters are not sent.
Invoicing and accounting records: Retained for the period required under applicable Portuguese law.
Cookie preferences, analytics information and security logs: Retained for the periods appropriate to their purposes and as shown, where applicable, in the cookie preference tool or relevant provider settings.

Information may be retained for longer where necessary for an ongoing customer relationship, a legal obligation or the establishment, exercise or defence of legal claims.

9. How do we protect personal data?

We use reasonable technical and organisational measures intended to protect personal data against unauthorised access, unlawful use, accidental loss, alteration, disclosure or damage.

These measures include access restrictions, password-protected accounts, encrypted website connections, website and plugin updates, security monitoring and backups where appropriate.

No online system can be guaranteed to be completely secure.

10. Your data-protection rights

Subject to the conditions and limitations in applicable law, you may have the right to:

request access to your personal data;
request correction of inaccurate or incomplete data;
request deletion of your personal data;
request restriction of processing;
object to processing based on legitimate interests;
object at any time to direct marketing;
receive certain data in a structured, commonly used and machine-readable format;
request the transfer of certain data to another controller;
withdraw consent at any time where processing is based on consent; and
lodge a complaint with a supervisory authority.

These rights are not absolute. We may be legally permitted or required to retain or continue processing certain information.

To exercise your rights, contact hello@albufeiracoworking.com. We may ask for information reasonably necessary to verify your identity.

11. Complaints

You have the right to lodge a complaint with the Portuguese data-protection authority:

Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD
www.cnpd.pt

We would appreciate the opportunity to address your concern first. You may contact us at hello@albufeiracoworking.com.

12. Automated decision-making

We do not use personal data collected through the website to make decisions based solely on automated processing that produce legal or similarly significant effects.

Coworking booking requests are reviewed manually.

13. External links

Our website includes ordinary external links to services such as Calendly and WhatsApp.

These services are not embedded and are not loaded merely because you visit our website. If you click an external link or communicate with us through a third-party service, that provider may process your personal data under its own privacy terms.

14. Children

Our website and coworking services are intended primarily for adults and professionals.

We do not knowingly use the newsletter to collect personal data from children.

15. Changes to this Privacy Policy

We may update this Privacy Policy when our services, website, providers or legal obligations change.

The latest version will be published on this page with the date of the most recent update.

16. Contact

Albufeira Coworking
Jointly operated by Ivo Vicente and Rebecca Winterqvist

Rua do Ténis 13
8200-171 Albufeira
Portugal

Email: hello@albufeiracoworking.com

🇵🇹 Política de Privacidade

Última atualização: 23 de julho de 2026

A presente Política de Privacidade explica como são recolhidos e utilizados dados pessoais quando visita www.albufeiracoworking.com, submete um pedido de reserva de um espaço de coworking, comunica connosco ou subscreve a nossa newsletter.

1. Quem é responsável pelos seus dados pessoais?

O Albufeira Coworking é gerido conjuntamente por:

Ivo Vicente, empresário em nome individual
e
Rebecca Winterqvist, empresária em nome individual

A operar sob a designação comercial Albufeira Coworking.

Morada profissional:
Rua do Ténis 13
8200-171 Albufeira
Portugal

Email: hello@albufeiracoworking.com

Ivo Vicente e Rebecca Winterqvist determinam conjuntamente as finalidades e os meios do tratamento de dados pessoais relacionados com o Albufeira Coworking, atuando, por isso, como responsáveis conjuntos pelo tratamento.

Pode contactar-nos através do endereço de email acima indicado para qualquer questão sobre esta Política de Privacidade, a utilização dos seus dados pessoais ou o exercício dos seus direitos em matéria de proteção de dados.

2. Que dados pessoais recolhemos?

Dados de reserva

Quando submete um pedido de reserva de um espaço de coworking, recolhemos os dados introduzidos no formulário:

nome e apelido;
endereço de email;
número de telefone, caso opte por fornecê-lo;
data ou datas de reserva selecionadas;
código promocional, quando aplicável;
estado da reserva; e
correspondência relacionada com a reserva.

O nome e o endereço de email são necessários para tratar o pedido de reserva. O número de telefone é facultativo. Os pedidos de reserva são analisados e aprovados manualmente.

Os dados da reserva são guardados na nossa base de dados WordPress através do Booking Calendar by wpdevelop e são também enviados por email para hello@albufeiracoworking.com.

Dados da newsletter

Quando subscreve a nossa newsletter, recolhemos:

nome e apelido;
endereço de email;
data e estado da subscrição; e
informações sobre a abertura dos emails e os cliques em ligações.

A nossa newsletter é gerida através do Mailchimp.

Comunicações

Quando nos contacta, podemos tratar o seu nome, os seus dados de contacto, o conteúdo da mensagem e a correspondência subsequente.

Dados do website, cookies e segurança

Quando visita o nosso website, determinadas informações técnicas podem ser tratadas automaticamente.

Dependendo das suas escolhas e dos serviços utilizados, estas informações podem incluir:

endereço IP;
informações sobre o navegador e o dispositivo;
sistema operativo e definições de idioma;
data e hora de acesso;
páginas visitadas e página de referência;
interações com o website;
identificadores de cookies e preferências de cookies; e
registos de segurança, diagnóstico e erros.

3. Por que motivos utilizamos dados pessoais e qual é o fundamento jurídico?

Reservas e serviços de coworking

Utilizamos os dados da reserva para receber e analisar pedidos, verificar a disponibilidade, confirmar ou recusar reservas, comunicar consigo, prestar o serviço reservado, gerir alterações ou cancelamentos e responder a questões ou reclamações.

O fundamento jurídico é a adoção de diligências a seu pedido antes da celebração de um contrato e a execução do contrato após a aceitação da reserva.

O consentimento não é o fundamento jurídico para o tratamento de informações necessárias à gestão da sua reserva.

Comunicações de serviço

Podemos enviar emails diretamente relacionados com a sua reserva, tais como avisos de receção, confirmações, alterações, lembretes e informações práticas.

Estas são comunicações de serviço e não comunicações de marketing da newsletter.

Utilizamos os dados da newsletter para enviar notícias, informações sobre eventos e workshops e outras comunicações do Albufeira Coworking. O fundamento jurídico é o seu consentimento.

A subscrição é voluntária e não é necessária para efetuar uma reserva ou utilizar os nossos serviços.

O Mailchimp mede a abertura dos emails e os cliques em ligações para nos permitir compreender o envolvimento com as newsletters.

Pode retirar o seu consentimento a qualquer momento através da ligação de cancelamento de subscrição incluída em cada newsletter ou contactando-nos.

Não adicionamos clientes que efetuam reservas à newsletter, salvo se estes a tiverem subscrito separadamente.

Pedidos de informação gerais

Utilizamos dados pessoais para responder a pedidos de informação e gerir comunicações profissionais.

Dependendo da natureza do pedido, o fundamento jurídico é a adoção de diligências antes da celebração de um contrato, a execução de um contrato ou o nosso interesse legítimo em responder a pedidos e gerir a nossa atividade.

Funcionamento e segurança do website

Tratamos as informações técnicas necessárias para disponibilizar e proteger o website, prevenir spam, fraude e utilização abusiva, manter as funcionalidades, diagnosticar erros e recordar as opções de cookies.

O fundamento jurídico é o nosso interesse legítimo em gerir e proteger o website ou a necessidade de prestar um serviço expressamente solicitado pelo visitante.

Obrigações legais e administrativas

Podemos tratar informações quando tal seja necessário para cumprir obrigações contabilísticas, fiscais ou outras obrigações legais, bem como para declarar, exercer ou defender direitos num processo judicial.

4. Pagamentos e faturação

As reservas são efetuadas online, mas o pagamento é realizado no espaço de coworking.

Não recolhemos dados de cartões de pagamento ou contas bancárias através do formulário de reserva do website.

Caso seja solicitada uma fatura, podemos tratar os dados necessários à sua emissão e ao cumprimento das obrigações contabilísticas e fiscais portuguesas.

5. Cookies, análise e tecnologias de publicidade

Utilizamos o Complianz | GDPR/CCPA Cookie Consent para gerir as preferências de cookies.

Na primeira visita ao website, pode aceitar ou recusar cookies não essenciais e gerir as categorias disponíveis.

Poderá posteriormente alterar ou retirar as suas escolhas através das definições de cookies disponíveis no website.

Tecnologias necessárias

As tecnologias necessárias suportam funções como a segurança do website, gestão de sessões, formulários, sistema de reservas, prevenção de spam e memorização das opções de cookies.

São utilizadas quando necessárias para o funcionamento do website ou para prestar um serviço solicitado pelo visitante.

Análise

Utilizamos o Google Analytics através do Site Kit by Google para compreender a forma como os visitantes utilizam o website.

O Google Consent Mode e a WP Consent API são utilizados em conjunto com o Complianz para comunicar aos serviços Google as escolhas de consentimento dos visitantes.

O armazenamento de cookies de análise é recusado quando o consentimento relevante não tenha sido prestado.

Dependendo da configuração do Google Consent Mode, as etiquetas Google podem ainda enviar à Google sinais técnicos limitados, sem cookies, e sinais relativos ao estado do consentimento quando este é recusado. Estes sinais não utilizam cookies de análise no seu dispositivo.

Marketing

Utilizamos o Meta Pixel para medir o desempenho da publicidade e compreender as ações realizadas após uma interação com os nossos anúncios.

O Meta Pixel está configurado através do Complianz para ser ativado apenas após o consentimento para a categoria Marketing.

Não utilizamos o acompanhamento de conversões do Google Ads.

Uma lista atualizada dos cookies e tecnologias semelhantes, incluindo o fornecedor, finalidade e duração, está disponível através da ferramenta de preferências de cookies do website.

6. Quem recebe os dados pessoais?

Não vendemos dados pessoais.

Quando necessário, os dados pessoais podem ser tratados por:

Miss Hosting, para o alojamento do website e do email;
Google, para a interface Gmail utilizada para aceder ao email profissional, bem como para o Google Analytics, Site Kit e serviços relacionados;
Mailchimp, para subscrições, envio da newsletter e relatórios de interação;
Meta, quando o Meta Pixel é ativado após o consentimento de marketing;
serviços de segurança do website e apoio técnico, incluindo o Wordfence;
contabilistas, consultores jurídicos e outros consultores profissionais, quando necessário; e
autoridades públicas, quando a divulgação for legalmente exigida.

Os dados de reserva guardados através do Booking Calendar são mantidos no nosso website WordPress e no respetivo ambiente de alojamento.

O acesso aos dados de reserva e à conta de email profissional está limitado a Ivo Vicente e Rebecca Winterqvist.

Os prestadores de serviços podem atuar como subcontratantes por nossa conta ou como responsáveis independentes pelo tratamento relativamente a determinadas atividades. Poderão também ser aplicáveis as respetivas políticas de privacidade.

7. Transferências internacionais de dados

Alguns prestadores, incluindo a Google, o Mailchimp e a Meta, podem tratar dados pessoais fora de Portugal ou do Espaço Económico Europeu.

Quando os dados pessoais são transferidos para fora do Espaço Económico Europeu, a transferência deve ser protegida por um mecanismo jurídico adequado.

Dependendo do prestador e do destino, este poderá incluir uma decisão de adequação, o Quadro de Privacidade de Dados UE–EUA, Cláusulas Contratuais-Tipo da Comissão Europeia ou outra garantia legalmente reconhecida.

8. Durante quanto tempo conservamos os dados pessoais?

Dados de reserva: Os pedidos de reserva concluídos, cancelados e recusados são normalmente conservados até 24 meses após a data da reserva ou, quando não tenha sido concluída uma reserva, após o encerramento do pedido.
Pedidos de informação gerais e correspondência: São normalmente conservados até 24 meses após a resolução do assunto.
Dados da newsletter: São conservados até cancelar a subscrição ou retirar o consentimento. Poderão, posteriormente, ser conservadas informações limitadas numa lista de supressão para garantir que não são enviadas novas newsletters.
Registos de faturação e contabilidade: São conservados durante o período exigido pela legislação portuguesa aplicável.
Preferências de cookies, dados analíticos e registos de segurança: São conservados durante os períodos adequados às respetivas finalidades e, quando aplicável, indicados na ferramenta de preferências de cookies ou nas definições do prestador relevante.

As informações podem ser conservadas por um período superior quando tal seja necessário devido a uma relação contínua com o cliente, ao cumprimento de uma obrigação legal ou à declaração, ao exercício ou à defesa de direitos num processo judicial.

9. Como protegemos os dados pessoais?

Utilizamos medidas técnicas e organizativas razoáveis destinadas a proteger os dados pessoais contra acesso não autorizado, utilização ilícita, perda acidental, alteração, divulgação ou danos.

Estas medidas incluem restrições de acesso, contas protegidas por palavra-passe, ligações encriptadas ao website, atualizações do website e dos plugins, monitorização de segurança e cópias de segurança, quando adequado.

Nenhum sistema online pode ser considerado totalmente seguro.

10. Os seus direitos em matéria de proteção de dados

Nos termos e dentro dos limites da legislação aplicável, poderá ter o direito de:

solicitar acesso aos seus dados pessoais;
solicitar a retificação de dados inexatos ou incompletos;
solicitar o apagamento dos seus dados pessoais;
solicitar a limitação do tratamento;
opor-se ao tratamento baseado em interesses legítimos;
opor-se, a qualquer momento, ao marketing direto;
receber determinados dados num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática;
solicitar a transmissão de determinados dados a outro responsável pelo tratamento;
retirar o consentimento a qualquer momento quando o tratamento se baseie no consentimento; e
apresentar uma reclamação a uma autoridade de controlo.

Estes direitos não são absolutos. Em determinadas circunstâncias, poderemos estar autorizados ou obrigados por lei a conservar ou continuar a tratar certas informações.

Para exercer os seus direitos, contacte hello@albufeiracoworking.com. Poderemos solicitar informações razoavelmente necessárias para confirmar a sua identidade.

11. Reclamações

Tem o direito de apresentar uma reclamação à autoridade portuguesa de proteção de dados:

Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD
www.cnpd.pt

Agradecemos que nos dê primeiro a oportunidade de analisar a sua questão. Pode contactar-nos através de hello@albufeiracoworking.com.

12. Decisões automatizadas

Não utilizamos os dados pessoais recolhidos através do website para tomar decisões baseadas exclusivamente no tratamento automatizado que produzam efeitos jurídicos ou efeitos significativos semelhantes.

Os pedidos de reserva de coworking são analisados manualmente.

13. Ligações externas

O nosso website inclui ligações externas comuns para serviços como o Calendly e o WhatsApp.

Estes serviços não estão incorporados nem são carregados apenas por visitar o nosso website.

Se clicar numa ligação externa ou comunicar connosco através de um serviço de terceiros, esse prestador poderá tratar os seus dados pessoais de acordo com os seus próprios termos de privacidade.

14. Crianças

O nosso website e os serviços de coworking destinam-se principalmente a adultos e profissionais.

Não utilizamos intencionalmente a newsletter para recolher dados pessoais de crianças.

15. Alterações à presente Política de Privacidade

Poderemos atualizar esta Política de Privacidade quando os nossos serviços, website, prestadores ou obrigações legais se alterem.

A versão mais recente será publicada nesta página com a data da última atualização.

16. Contacto

Albufeira Coworking
Gerido conjuntamente por Ivo Vicente e Rebecca Winterqvist

Rua do Ténis 13
8200-171 Albufeira
Portugal

Email: hello@albufeiracoworking.com